Gestion de l'information - orientation 2020

Il existe pour tous les ministères l’obligation d’avoir un système de gestion des ressources documentaires à valeur opérartionelle (RDVO) et des ressources documentaires à valeur continue (RDVC) afin qu’elles soient stockées et tenues à jour, peu importe leur format, que ce soit version papier/dure ou électronique. La Rétention et Disposition de celles-ci fait aussi partie de l’exercice.​

Tous les employé(e)s sont tenus d'appliquer les principes, les normes et les pratiques de la gestion de l'information, tels qu'ils sont stipulés dans les cadres ministériels, les politiques, les directives et les lignes directrices du Conseil du Trésor, lorsqu'ils s'acquittent de leurs fonctions et qu'ils documentent leurs activités et leurs décisions. 

Politique sur la gestion de l'information du gouvernement du Canada
 

 La gestion de l'information est la discipline qui dirige et appuie la gestion efficace et efficiente de l'information en tant que ressource stratégique pour le MDN et les FC, de manière à ce que la valeur de cette information soit déterminée et pleinement exploitée. 

- Définition du MDN et des FC

L'information que nous produisons ou recueillons dans l'exercice de nos fonctions et de nos tâches appartient au gouvernement du Canada et non à la personne ou à l'organisme. 

Les employés du MDN et les membres des FC sont responsables :

  • de créer, de saisir, de décrire et de classer les dossiers ministériels, sur support papier ou électronique qui servent à consigner des décisions, des politiques, des positions, des mesures importantes prises, des processus, des incidents particuliers, etc., suivant un plan de classement des dossiers approuvé;
  • de gérer leurs courriels et les pièces jointes à titre de dossiers ministériels ou de documents éphémères;
  • de reconnaître les renseignements privés et personnels et de conserver ces renseignements ailleurs que dans les dossiers du MDN et des FC;
  • de mettre en sûreté et de protéger les dossiers qui sont sous leur contrôle;
  • de veiller à ce que les documents renfermant des renseignements de nature délicate soient désignés comme protégés ou classifiés, au besoin;
  • de détruire les documents éphémères et personnels qui ne sont plus utiles;
  • de voir à ce que les dossiers soient transférés au départ d'un employé.

Dossiers ministériels

Les dossiers ministériels fournissent la preuve d'activités du MDN et d'opérations des FC.  Ils servent à consigner des décisions et appuient les activités du MDN et les opérations des FC. Ils doivent être sauvegardés. Cette catégorie comprend, sans s'y limiter :

  • les documents utilisés dans le processus décisionnel ou qui entraînent la prise d'une décision, la mise en application d'une politique ou la réalisation d'une activité;
  • les documents qui fournissent la preuve de l'approbation de l'évolution du document;
  • l'information contenue dans tous les supports, papier, éléctronique, vidéo et audio;
  • les courriels qui présentent l'une ou l'autre des caractéristiques ci-dessus.

Documents éphémères

Les documents temporaires sont des sources d'information dont on a besoin seulement pour une période limitée, dans le but d'achever des mésures courante ou de rédiger d'autres documents. Il faut les supprimer lorsque l'on n'en a plus besoin, puisqu'un volume trop élevé de documents temporaires peut limiter la capacité de gestion des documents ministériels.  Cette catégorie comprend, sans s'y limiter

  • les copies.
  • des ébauches pour lesquelles toutes les modifications importantes au contenu ont été apportées dans un autre document qui a été sauvegardé dans le SGDDJ ou conformément au plan de classement.
  • de l'information incorporée ultérieurement dans un autre document;
  • de l'information reçue dans le cadre d'une liste de distribution
  • diverses notes à titre indicatif ou notes de services concernant des réunions et des congés;
  • tout courriel reçu ou transmis ne possédant pas les caractéristiques des dossiers ministériels (voir ci-dessus).


ARRÊTEZ!  Il ne faut ni effacer ni détruire les dossiers (minstériels ou éphémères) susceptibles d'être reçus dans le cadre d'une demande d'AIPRP active ou anticipée d'un litige ou d'une enquête officielle..

Il y a présentement deux systèmes SharePoint au CMR​
​Un sur le Réseau “CMR” et un sur le Réseau “RED (DWAN)”​

​La tenue officielle des documents se fait sur le SharePoint du RED ​

​Lien ci-contre (copier-coller le lien dans votre fureteur): ​
collaboration-vcds.forces.mil.ca/sites/RMC/default.aspx

L’AGI donnera aux gens une formation plus pointue sur SharePoint et sur le processus de de documents RDVO et RDVC (incluant la rétention et disposition) - A la convenance / demande des Cmdts d’Escadres/Dépts/Sections, regroupements AED.​

En attendant, veuillez vous référer au court guide au sujet des RDVO / RDVC au lien ci-contre (copier-coller le lien dans votre fureteur):​
admim-smagi.mil.ca/assets/IM_Intranet/docs/fr/gestion-information/gestion-information-documents/manuel-tenue-documents.pdf​

A noter, plusieurs ministères fédéraux dans la Région de la capitale nationale utilise déjà GC Docs pour la sauvegarde de leurs fichiers/ documents électroniques – GC Docs sera mis à la disposition des “régions”, p.ex. le CMR, d’ici 3 à 5 ans.​

​Entre-temps, les membres du CMR doivent utiliser le système SharePoint sur le RED pour la sauvegarde de documents RDVO / RDVC et de fichiers/documents fonctionnels.

RMC's DWAN SharePoint OPI

Nathalie Filion-Poitras​
Agente de gestion de l’information 

Pièce 264​
Édifice  Mackenzie 
Poste : 6859​
​Courriel :  Nathalie.Filion-Poitras@forces.gc.ca

N’hésitez pas à communiquer avec moi!​

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